3月10日，人社部正式发文，认可了以电子形式订立的书面劳动合同。这个消息，对于HR而言可以说意义非凡。

一、电子劳动合同是否合法合规？

首先，从法律规定层面而言，《中华人民共和国合同法》（以下简称“合同法”）第十一条明确规定，书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

由此可见，我国现行法律规定的书面形式，包含多种可有形表现所载内容的形式，而非仅限纸质形式一种。鉴于劳动合同法本身并未对“书面形式”提出特殊的要求，故仍适用合同法对书面形式的规定。因此，无论是以传真形式、电子邮件形式、亦或是以电子合同形式签署的劳动合同，均不违反劳动合同法第十条的规定。

二、签订电子劳动合同发生仲裁会被认定有效吗？

在司法实践层面，近年来支持以包括电子合同形式在内的其他书面形式签署的劳动合同的案例愈发常见，基本已形成了司法惯例。

法律依据：

《中华人民共和国电子签名法（2019修正）》第四条关于数据电文中有规定，能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。

《中华人民共和国电子签名法》第14条规定：“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。

三、电子签名的有效性如何确认？

《中华人民共和国电子签名法（2019修正）》第十三条规定，电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：

a、电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；

b、签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；

c、签署后对电子签名的任何改动能够被发现；

d、签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。

四、HR操作中的特别注意事项

1、要有用人单位与劳动者体现协商一致同意电子合同的证据，企业可以在电子合同文本里注明经企业与员工协商一致采用电子劳动合同的形式之类的表述。

2、选择规范的第三方平台，目前做电子签业务的平台非常多，HR可以多考察一些供应商后慎重选择。

3、要确保签字的真实性。企业可以要求劳动者在签字时进行视频录制等形式，同时保存好相关材料。

4、做好签订的电子劳动合同的材料备份，避免因平台问题而带来的数据丢失的风险。

五、签订电子劳动合同的过程中，应当注意哪些事项？

《电子签名法》第4条规定：“能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。”

但实务中采用传真、微信、QQ、Word、Wps、PPT、Excel等方式签署的劳动合同，不属于法律意义上的电子合同，因其容易伪造、篡改、拼接、剪辑、破坏、毁灭等特性，其法律效力很难得到仲裁委、法院的采信。

建议用人单位和劳动者在订立电子劳动合同后，保存好纸质版本，可以通过其他方式对电子劳动合同进一步确认，譬如电子邮件、内部办公系统、微信等。而电子证据的文字显然不如语音或者视频，因此在微信上可以要求劳动者语音回复同意订立电子劳动合同、认可电子劳动合同订立后的效力等内容；也可在电子邮件等其他可发送语音的网络载体，要求劳动者通过语音认可电子劳动合同的订立，给电子劳动合同再加一层防火墙。